開催日時：2024/10/19 19:00～ 開催場所：福王台自治会館 出席者数：１８名
１．事務局より報告事項
委員１名が体調不良のため、委員会から外れることになった。
２．議題①：アンケートの目的、方向性の確認
- 役員の負担軽減と退会者の抑制に主眼をおく
- 回答者にしっかりした回答をしてもらうため(責任を持ってもらうため)、氏名を記入してもらい、自治会の名簿と照らし合わせるくらいの厳密さが必要と考える。
- アンケート用紙に先に氏名を書いたものを配布する。 自分で記入することの抵抗感を減らすことができる。
→ 抵抗感を感じる人が多い、というのが実体験としてあった。 - 役員を経験したことのない人にとって、「運営者(役員)の立場」で回答するのは困難だろう。
どのような職務があるか想像すらできない。
→ ２段目の観点は不要では？ - ぼんやりとした意見・考え方を収集する程度しかできないのではないか？
難しい内容ではなく、気楽な内容でもよいのではないか？ - プロフィールの「年齢」は「年代(30代、40代)」にする。
班名も入れる。 - 「自治会の各種事業について」の観点にし、役員の立場についての質問を併記する。
→ 利用者としての要否と運営者としての要否を同時に問う形。
→ 班長など役員が回って来た時に、企画・立案することになるがその覚悟があるか？ - 「運営者(役員)の立場」の観点は無しにする。
「３ 設問の章立て案」の(4)は削除。 - 「(7) IT化へのシフト」にはフリーコメント欄を入れる。
→ いろんなIT化のアイデアを出してもらう。 - フリーコメント欄の近くに自治会館のメールアドレスを記載する。
フリーコメント欄に書ききれない、あるいは記入しきれないほどの意見がある場合、メールにより意見を自治会館あてに送付してもらう。
★アンケートを「記名式」、あるいは「無記名式」のいずれとするか決議を行った。 多数決により「無記名式」にする事となった。
３．その他意見
- IT化については先行できるものはすぐに始めてはどうか？
→ ホームページの作成など一部についてはすでに始めている。
→ 継続的に運用するにあたり、体制や規約づくりなども必要。 - 桜坂上の管理組合では LINE を使って連絡をしている。
→ 回覧板の代わりに LINE で回す仕組みがあれば助かる。
→ 紙とIT化の併用がしばらく必要。 - アンケートの出し方の検討が必要
→ アンケートの集計がやりやすい仕組みが必要。
→ アンケートの回答方法は、紙(回覧ベース)とインターネット(google)の二通りで進めたい。
→ １１月の第５回体制検討委員会(11/16予定)において最終案を確認してもらう。
→ 第５回体制検討委員会後にアンケートを実施する。
４．決定事項
- アンケートの観点は最終的に以下の４項目とする：
① 自治会の各種事業について、利用者、および運営者の立場から必要と考える事業、あるいは不要と考える事業を選択してもらう
→ 利用者と運営者それぞれの視点による設問を併記する。
② 現在の会費が適切なものと考えるか否かを問い、適切ではないと考える場合は「A.事業を減らして金額を下げるべき」、もしくは「B.金額を維持して事業を増やすべき」のどちらであればより適切と感じられるかを問いたい
③ 防犯・防災活動(安全安心なまちづくり)には福王台地区全住民の協力が必要だが、協力する意思があるかを問いたい
④ 将来的にインターネットを活用したIT化にシフトする場合、受け入れることができるか否かを問いたい - アンケートは「無記名式」とする。
- アンケート形式は、インターネット(googleフォームを利用)、および紙の両建てとする。
- 次回第５回体制検討委員会までにアンケートの作成を完了し、第５回体制検討委員会において最終確認を行う
→ 最終確認では、誤字脱字、および「てにをは」の誤りの訂正のみを行う。
→ アンケートの内容については原則として議論しない。
→ 最終確認後、アンケートの配布を行う。
５．今後の予定
| 日付 | 予定 |
| 2024年11月16日 | 第５回体制検討委員会 ・アンケートの最終確認 ・委員会後、アンケートの配布 |
| 2024年12月中旬 | アンケート回収・集計 |
| 2025年1月中旬 | アンケート集計結果の分析・報告 |