第１回体制検討委員会議事次第

日　時：２０２４年５月１１日(土)　19:00～
場　所：福王台自治会館
議　題：１．自己紹介
　　　　２．委員長選出
　　　　３．体制検討委員会発足の経緯説明
　　　　４．次回以降の予定

１．自己紹介

２．委員長選出

３．体制検討委員会発足の経緯説明

3.1 問題点の列挙

現在、福王台自治会を運営するにあたり、以下の問題点が挙がっている：

(1) 本部役員の任期が長期化しているが、交代要員を確保できない

本部役員の候補者を見つけられず、また見つかったとしても拒否されてしまう状況が続いており、現役員の交代が出来ずに任期が伸び続けている。
さらにその任期の長さ、あるいは終わりの見えない任期を嫌気され、そのために本部役員を引き受けてもらえない、という悪循環に陥っている。

(2) 退会する会員が増えており、自治会員数が逓減している

入会者もいるため会員数は微減を維持しているものの、会員数は下がり続けている。
一昨年も２分区のある班に属する会員が一斉に退会する事態があり、それ以前にも１分区のある班の会員が一斉退会している。
いずれの場合も、分区長や班長の職を忌避することがきっかけとなっており、近隣の会員を巻き込んで退会してしまうという事態であった。

(3) 分区活動費の使途が各分区で大きく異なり、軋轢を生じている

本来であれば各分区において親睦を深めるなどの事業で用いることを目的としているはずが、自治会費の返金に充てたり、物品等を配ったりするなどして、事業費として適切とは言えない使われ方をしているケースがある。
また、自治会費を全額本部へ納めたのち、本部から分区活動費として支払われるが、それならば最初から分区活動費を差し引いた金額を本部へ納入すればよいのではないか、あるいはその分自治会費を下げるべきではないか？という指摘も挙がっている。

3.2　問題の分析

これらの問題点に対して分析を行い、以下の結論を導き出している：

問題点１「本部役員の任期が長期化しているが、交代要員を確保できない」

(1) 本部役員の推薦を会長が一人で行っている

現状、次期本部役員の選任は以下の手順で行われている：

① 会長が、会長職経験者から情報提供を受けて候補者を探し、役員就任を打診する
※会員から人物を推薦される場合もあり。
② 候補者が承諾したら、本部役員と分区長による「推薦会議」において合意を得る
③ 第３回役員会において、新本部役員案について役員の合意を得る。
④ 総会に新本部役員案を発議する
⑤ 総会で承認が得られれば、本部役員の交代となる。

本来であれば、推薦会議において次期本部役員の推薦を出すべきであるが、実際には推薦が出てこないため、会長が一人で候補者を探さざるを得ない状況になっており、会長１人に多大な努力を強いている。
そのため、会長の努力が及ばず候補者が見つからない場合、本部役員の交代ができないままとなってしまう。
また、次期本部役員の候補者を探して説得するという仕事は、現役の(仕事を持っている)方では時間的な制約、および普段接点のない人たちを説得しなくてはならないという点でかなり難しいのではないか？と推察する。
一方で、過去には本部役員を募集する回覧を出したり、分区長にも各分区から本部役員の候補者を出してもらうように依頼を出したりしたが、今までに一件も応募はなく、効果は見られなかった。
自治会規約によれば次期本部役員の選任は「現運営委員、現班長の合議により、会員の中から推薦」することになっており、会長の職務ではないにも関わらず「隠れた仕事」として課せられている。
そういった「隠れた仕事」によらず、定期的に、かつ公平に役員を交代させる仕組みを検討する必要がある。

(2) 役員の仕事量が多い

福王台自治会が設立してから30年以上が経過し、その間に自治会の発展や親睦の深化を願ってさまざまな事業を増やし、それに伴い事務などの作業も増えてきている。
また、市や近隣の自治会、神社、学校などの外部団体より行事等に招請されることがあり、そういった招請に本部役員(主に会長)が応じて参加している。
このような事業や事務作業などが役員の負担となり、役員職が忌避される一因となっているものと思われる。

(3) 役員の仕事の難易度が高い

作業量とは別に、パソコン等が苦手で資料の作成ができないので役員を拒否するケースもある。
本部が出す資料は ExcelやWord、PowerPointを使って作成しているが、こういったパソコンやアプリの使い方が分からないため、資料作成に強く不安を感じる会員もいる。
また、人付き合いや、人前に出たりすることに苦痛を感じる会員もいると思われ、そのような会員には強く忌避される可能性が高い。

(4) 仕事の内容が不明であるため不安を感じる

定例会議や事業などの自治会業務の他にも、隠れた仕事がありそうで不安に感じるという意見があった。
実際に、付き合いのある近隣自治会や学校、神社などから祭事や式典などへの出席を求められ、本部役員が出席している。
更に会長職については、前述した次期役員の選任や、祭事・式典への出席の他に、児童・民生委員候補の推薦や、選挙立会人の推薦など、市からの要請に基づく仕事がある。
これらの仕事は市政協力推進員の職務として課せられるため、福王台自治会の仕事とは別に対応する必要がある。
加えて昭和自治連のメンバーでもあるため、その仕事も加わることになる。

問題点２「退会する会員が増えており、自治会員数が逓減している」

(5) 役員(分区長・班長)をやりたくない

問題点１の(2) ～ (4) において挙げた事由と同様と考えている。
分区長においては、福王台自治会の各分区の運営にあたるほか、市政協力推進員としての職務もあり、広範な業務があり負担は大きいものと思われる。
班長は回覧や集金など各戸を訪問することがあり、共働き世帯や高齢の会員にとっては負担が大きいものと思われる。

(6) 各家庭の事情の変化

最近共働き家庭が増え、仕事が忙しいだけでなく家事や育児もあるため自治会の役員を務めることが難しい他、行事にも参加できないという状況が増えてきていると思われる。
また、定年後も働き続ける方が増えてきており、自治会活動のための時間を確保できない、という方が全体的に増えている。
一方で、余暇の過ごし方が多様化し、自治会の役員を務めることで休日を潰したくないという会員も増えてきているものと思われる。

(7) 自治会の目的が不明瞭、もしくは自治会員に伝わっていない

自治会発足当初は改善すべき点が多数あったと思うが、30年以上経過した現在、ほぼ改善され尽くした感がある。
加えて、発足当初の住民から新しい住民に多数入れ替わっていることから、現在の状況は当時とは大きく異なるとの前提に立ち、新たな自治会の目的を定める必要があるように感じる。
親睦事業については毎年同じような内容が繰り返され、また参加者も意欲のある人に限られてしまうため、住民同士の親睦という目的を果たせているとは言い難い状況になっていると感じる。
これからの親睦事業はレクリエーションではなく、防災・減災に重点を置く新たな事業を検討する必要があると感じている。

問題点３「分区活動費の使途が、各分区で異なる」

(8) 自治会活動(分区活動)に消極的である

分区毎の親睦事業の企画に際し、分区長や班長の手が回らない、あるいは何をしてよいか分からないといった状況にあるものと思われる。
そのために分区活動に対して消極的となり、消化できなかった分区活動費をそのまま自治会員に返金する、あるいは日用品(主に市指定のゴミ袋)を配る、といったことが常態化しているものと思われる。
分区活動費の使途について整理し、廃止論も含めた検討が必要と感じている。

(9) 自治会費を負担に感じる

福王台自治会の会費は近隣の自治会に比べて低めに設定しているものの、それでも負担に感じる会員もいる。
一方で、自治会にメリットを感じられないので自治会費を払いたくない、という意見もあった。
コロナウィルスの影響下にあった年度を除く決算において繰越金が大幅に増えたということはなく、おおむね予算通りの運営がなされているものと考えている。
したがって、現在の自治会費は適切であると認識しているが、事業の必要性について検討し不要なものは廃止することによって予算の削減、および自治会費の値下げを検討する。

3.3　今後の検討課題

今後の検討課題を別紙にまとめたので参照いただきたい。

４．次回以降の予定

4.1 体制検討委員会の日程と予定している議題

体制検討委員会の日程と予定している議題を以下に示す：

回数	開催日	主な議題
第２回	2024/6/15	事業仕分け①： 主に福王台自治会に係わる事業、および役員の職務について見直し、役員の負担軽減につなげる。
第３回	2024/7/13	事業仕分け②： 外部団体に係わる事業等を見直し、役員の負担軽減につなげる。
第４回	2024/9/14	福王台自治会の組織見直し： 現状の組織体系のままとするか、各分区を自治会(町内会)に昇格・独立させるか、あるいは別の組織体系とするか、などを議論する。
第５回	2024/11/16	本部(連合会事務局)役員の選出方法の見直し： 輪番制、あるいはそれに代わる方法を模索し、定めた任期で確実に交代できる仕組みについて議論する。
第６回	2024/12/14	規約改定案の作成： 第５回までに議論において導き出された結論を基に新たな自治会規約を考案し、改訂案を作成する。
第７回	2025/1/18	細則等の検討： 自治会規約に規定しないが、運営上必要と思われる詳細事項について洗い出し、細則としてまとめる。
第８回	2025/2/15	ふりかえり、解散